Обслуживание 1С на Камчатке
+7 (924) 783-71-12
Главная/Статьи/Как донести информацию до заказчика

Как донести информацию до заказчика

Как донести информацию до заказчика

Для усвоения поступающей извне информации необходима слаженная работа всех органов чувств. Ведь в этом процессе задействовано зрение, слух, обоняние, вкус, осязание, а также память и мышление.

Проблема заключается в том, что большая часть информации при передаче теряется.

db6a09bc0abc6ed57bf6e77b0bd6374c-800x

То есть на каждом этапе теряется важная часть информации: придумано, сформулировано, высказано, выслушано, понятно, осталось в памяти. 

Это естественный процесс, именно поэтому важно, учитывая особенности восприятия, сохранить как можно больший процент информации на каждом этапе. И это вполне доступно.

Pyramid_learning_large

Как показывают исследования, информация, которую человек активно пропускает через себя усваивается лучше. Именно поэтому важно обсуждать информацию с заказчиком, а не просто прочитывать ему лекцию. 

Для подачи информации есть формы и инструменты, которые облегчают ее запоминание и понимание. Вот некоторые из них.

Пирамида Минто.

Суть - вперед, детали - потом. 

Чтобы не давать мозгу собеседника уходить в режим энергосбережения, можно воспользоваться фреймворком «Пирамида Минто». Этот способ структурирования текста входит в программы школ МВА по всему миру. 

Называется фреймворк в честь Барбары Минто — консультанта компании McKinsey. Барбара специализировалась на деловой документации, и у неё была возможность проанализировать тонны переписок с клиентами. Она сделала выводы о «болях» делового общения и предложила способ сделать коммуникацию убедительной: изложить доводы в виде пирамиды, на вершине которой будет главная мысль, а в основании — аргументы.

87399d869f85858a555a085fff30058a

Текст будет легче воспринимать, если построить его так:

  • Суть — в первом абзаце. Аргументы и вопросы — в следующих.

  • Аргументы — сгруппировать, найти между ними связи, выделить главное.

  • Выделять абзацы. Для списков и перечислений использовать буллеты и маркеры.

  • Все вопросы — в нумерованный список. Так проще давать ответы.

  • Меньше текста, больше сути. При беглом прочтении должно быть понятно, в чём вопрос. В обращении должна остаться лишь та информации, которую нельзя вычеркнуть — остальное можно безжалостно удалить. Мусор, ошибки, повторы — тоже.

  • Варианты решения стоит представлять нумерованным списком. Идеальный расклад — получить ответ с номером подходящего решения.

Рисунки и схемы

Визуально информация воспринимается лучше.

Любая информация воспринимается лучше в картинках. Поэтому для передачи информации заказчику идеально подходят схемы, рисунки, презентации. Можно рисовать параллельно с объяснением, но лучше заранее воспользоваться готовыми программами для визуализации мыслей. Например:

  • Mind Maps - объясняем себе. 

    Самый простой инструмент – это Mind Maps или «ментальные карты». 

    Если есть какая-то идея или проект, но не знаете с чего начать, пользуйтесь «ментальными картами», их еще называют картами ума или картами памяти.

    Mind Maps – это очень старый инструмент, им многие пользуются. Его удобно использовать в качестве аналога листка и ручки, когда в голове нужно зафиксировать еще неоформившиеся мысли, разложить их по полочкам, пока не улетели.

  • BPMN. Поняли сами - донесли до заказчика. 

    Следующий шаг – когда мы сами себе объяснили и хотим работать с заказчиком. Например, к нам приходит заказчик и рассказывает о бизнес-проекте или бизнес-идее, и предлагает сразу делать.

    Как запускать такой проект, и как работать с заказчиком, когда ты чувствуешь, что бизнес-процесс ему самому до конца не понятен? Заказчик примерно понимает, что хочет, но не до конца. 

    инструмент BPMN – Business Process Modeling Notation.

    Это нотация, некий стандарт рисования и представления бизнес-процессов на языке бизнеса.

    BPMN работает строго, как язык программирования. Это не просто какие-то схемы бизнес-процесса, а схемы, которые могут запускаться на выполнение. Для этого в платформах Apache Camunda и Activity есть специальные инструменты. Например, там есть сервер, который занимается оркестрацией всех интеграций: если пришло письмо с определенным текстом, нужно вызвать такой-то сервис, а если с другим текстом – другой сервис. И все это выражено в терминах бизнеса и реальных процессов реального мира. В этом мощь BPMN – там отражается процесс всего бизнеса, а не та малая его часть, которая происходит внутри компьютеров.

    Это классная вещь и супермощное средство для поиска недопродуманных бизнес-процессов.

Существует множество других способов донесения информации. Важно помнить основные правила общения:

1. Сформулировать основную мысль и подвести собеседника к решению

Для этого нужно сформулировать, какого результата хотим добиться сообщением. Главная идея должна быть подчинена ему. 

Чем логичнее представлена информацию, тем проще собеседнику ответить на вопрос или принять идею. Формулировать мысли помогает принцип пирамиды Минто или схема «тезис — аргумент — факты».

2. Упростить и облегчить речь 

Короткие тезисы и структурированный список лучше воспринимаются. Рабочая коммуникация должна быть простой и лаконичной: лучше, если текст будет без лирики, воды и стоп-слов. 

3. Выделять то, что важно собеседнику

Не грузить клиента техническими деталями разработки мобильного приложения. Технические нюансы переводить в понятный для бизнеса язык: такое решение — сократит время, но увеличит бюджет, а такое — всем хорошо, но могут быть проблемы с обновлениями. 

4. Общаться уважительно

Заранее обсудить правила коммуникации в проекте, установить границы, общаться с клиентом в привычном ему стиле.    

Теги камчатка
График работ:
Пн-Пт: с 09:30 до 17:30
Сб-Вс: Выходной
Наш адрес:
г. Петропавловск-Камчатский. Ул. Закхеева д. 3
Яндекс.Метрика
Оставить заявку
С вами свяжется наш менеджер и ответит на все возникшие вопросы
это поле обязательно для заполнения
Ваше имя*
это поле обязательно для заполнения
Телефон:*
это поле обязательно для заполнения
E-mail:*
это поле обязательно для заполнения
Ваше сообщение*
это поле обязательно для заполнения
Галочка*
Спасибо! Форма отправлена